Subvenciones a la música: cómo se gestionan y justifican las ayudas

Manual práctico para la solicitud, concesión y justificación de subvenciones y ayudas.

En este post, queremos ofrecerte una guía práctica para navegar por la gestión que requieren las convocatorias de subvenciones institucionales. Es una aventura cuajada de especificidades, todas ellas importantes, que requieren de planificación cuidadosa y atención extrema. Estamos hablando de dinero y de proyectos asociados a esas cantidades. Estamos hablando de facturas, justificaciones, pagos y memorias, así como de distinta casuística.

🟡  Planificación. Ten claro cuál es el presupuesto global

Antes de solicitar una ayuda, necesitas tener claro cuál es el alcance económico de tu proyecto, es decir, el presupuesto y el porcentaje de ese presupuesto que eres capaz de asumir, siempre en función del porcentaje que cubra cada subvención.

Has de saber que ninguna subvención financia la totalidad del proyecto. Por eso se llaman ayudas, pensadas para complementar una inversión particular para llevar adelante tu trabajo.

A partir de aquí, has de ser consciente de qué cantidad puedes solicitar a cada subvención y qué parte puedes aportar tú personalmente.

Como has de planificar una estimación de los costes globales del proyecto, has de solicitar a cada uno de los proveedores de servicios que vayas a necesitar un presupuesto realista con precios de mercado de los trabajos que ellos te ofrecerán.

Esta información te servirá, por un lado, para hacer la estimación de los costes de tu proyecto y por otro, para llevar el control que te permitirá justificar a posteriori los pagos.

Existen servicios que habitualmente no entran dentro de la subvención. Por ejemplo, a veces tanto los costes derivados del márquetin como de la asesoría no están cubiertos, pero sí lo está la edición, el desarrollo, las nóminas, etc. Atiende bien las bases de cada convocatoria, porque en ellas estarán especificados todos estos detalles.

Cuando esta información esté bien medida, existen una serie de características que son comunes y una serie de prácticas que te permitirán navegar con éxito por este mundo de burocracias telemáticas.

Recuerda que cuando elabores tu presupuesto, en ocasiones podrás incluir una partida que contemple el pago de tu propio trabajo.

🟡  Adecúate a la línea de subvenciones

Has de saber que cuando solicitas una ayuda, cada convocatoria tiene una baremación, que significa una evaluación general sobre la idoneidad de tu proyecto, y que no tiene sólo que ver con el contenido sino también, con las cuestiones económicas.

En esta medición, y siempre acorde con la finalidad de la subvención, te otorgarán mayor o menor puntuación en función de esos criterios. El listado de la baremación ordenado en relación a la puntuación no suele ser un documento público.

Que te otorguen la máxima cuantía de la subvención que has solicitado depende, muchas veces, de tu capacidad económica para, en caso de incumplimiento o de obligación legal de reintegro, ser capaz de devolver el importe íntegro de la subvención.

🟡  Identifica bien cada factura

Principalmente, se trata de que las facturas que se emitan para el proyecto sean fácilmente identificables y estén detalladas en partidas presupuestarias. El desglose depende de tu organización interna. Es una cuestión muy importante de planificación, que tiene que ver con la justificación del dinero. Porque, cuando a posteriori tengas que justificar los gastos de gestión, te será más sencillo tener todo el papeleo localizado.

Los elementos que debe siempre contener una factura son:

Si una factura no contempla todos estos elementos, no se considera una factura válida.

La fecha de las facturas no puede ser ni anterior ni posterior al periodo en el que se ha de justificar la ayuda. Es decir, tienes un margen de operatividad entre que encargas los trabajos externos, realizas tu trabajo, pagas a los proveedores, justificas los gastos y recibes el dinero. Estos plazos deben constar en las bases.

Generalmente, la mayoría de las ayudas entregan el dinero a posteriori, lo que implica, que a veces, tengas que solicitar créditos bancarios para poder hacer frente a los gastos del trabajo, en los que la subvención funciona como aval.

Los pagos de las facturas se deben hacer con transferencia bancaria para tener justificante de todos y cada uno de los costes. En cada convocatoria dispondrás de información sobre cuál el plazo hábil para abonar las facturas.

🟡  Escenarios posibles después de haber presentado tu solicitud

Pueden ocurrir tres cosas:

• Que no te la concedan
• Que te concedan la cantidad solicitada
• Que te la concedan exigiendo determinados ajustes.

En el caso de que te la concedan, un ejemplo.

• Tú cuentas con un presupuesto para el proyecto completo. De ese proyecto, la administración aportará un porcentaje: pongamos el 70%. El 30% restante correrá de tu cuenta.
• Entonces, si solicitas a la administración una ayuda, has de saber que dentro de ese 70%, la cuantía que te podrán subvencionar nunca será superior a lo que, como solicitante, hayas facturado en el ejercicio económico del año anterior.
• Cuando te conceden una subvención en la que te solicitan que hagas modificaciones, te verás obligado a reformular tu presupuesto completo para ajustarte al dinero que te subvencionan, dado que se trata de un 70% de una cuantía concreta.
• Finalmente, si te lo conceden, te harán una transferencia por ese importe.

🟡  Justificación de la subvención

A la hora de justificar, te pedirán las facturas representativas del proyecto y justificantes de pago de esas facturas.

Como parte de la justificación, también debes elaborar una memoria de los trabajos que se han llevado a término a modo de informe o dossier. Es una memoria de actuación del cumplimento de las condiciones impuestas en la concesión en la que deberás indicar las actividades realizadas y los resultados obtenidos.

Para finalizar, queremos compartir contigo algunos ejemplos que te ilustrarán sobre las bases que rigen distintas convocatorias públicas.

🟡  Ejemplos de distintas convocatorias

Te dejamos algunas direcciones webs por si quieres profundizar en este tema.

• Ayudas a la modernización de las industrias culturales y creativas 2022 (Ministerio Cultura y Deporte).
• Ayudas y subvenciones de industrias culturales (Ministerio de Cultura y Deporte).
• Ayudas y subvenciones de Artes escénicas y Música (Ministerio de Cultura y Deporte).
• Ayudas a la Música, la Lírica y la Danza (INAEM)
• Ayudas públicas para la modernización de las estructuras de gestión artística en el ámbito de las artes escénicas y de la música (Ministerio de Cultura y Deporte).
• Subvenciones para el fomento de actividades musicales hasta noviembre de 2022 (Ministerio de Cultura y Deporte).
• Ayudas a residencias de creación artística (Ajuntament de València)
• Ayudas a la programación en espacios escénicos privados (Ajuntament de València).
• Ayudas a festivales y circuitos escénicos (Ajuntament de València).
• Ayudas para la realización de programaciones y proyectos culturales (Ajuntament de València).

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